Comment choisir une plateforme collaborative pour son programme d’intrapreneuriat : les conseils des experts

Auteurs 

Fawaz Maamari, Véronique Bouchard, Emmanuelle Collin.

Introduction 

Il existe aujourd’hui une offre abondante d’outils dédiés à la gestion des programmes d’innovation, et tout particulièrement celle des programmes d’Intrapreneuriat et d’Innovation participative.

Ces outils, généralement appelés plateformes d’innovation collaborative, se présentent sous diverses formes, avec des bouquets de fonctionnalités adaptés aux différents programmes et à leurs différentes phases ; e.g. Idéation, Sélection, Suivi, …

Pour vous aider à choisir une plateforme collaborative adaptée à votre programme d’intrapreneuriat et réussir son déploiement, nous avons interviewé sept experts en la matière: 

• Audrey Gibouin, Directrice Marketing à Agorize (Éditeur de plateforme de challenges d’open innovation).
• Alena Martinez, Directrice à EY Consulting (Conseil en transformation digitale).
• Jérôme Aubert, Fondateur de F2X (Agence d’innovation).
• Maxime Guillaud, Fondateur et CEO de INSKIP (Cabinet de conseil en innovation et en entrepreneuriat).
• Ofer Attali, CTO et cofondateur de Yumana, (Éditeur de plateforme d’innovation).
• Rickin Patel, Business Development Manager à SkipsoLabs, (Éditeur de plateforme d’innovation).

Nous vous partageons, question par question, leurs retours et recommandations pour choisir et déployer une plateforme collaborative adaptée à votre programme d’intrapreneuriat.

Question 1: Votre programme d’intrapreneuriat a-t-il vraiment besoin d’une Plateforme d’Innovation Collaborative ?

Leur réponses:

• “Il est important de se poser la question du Make or Buy ; dans certains cas, faire appel à des développements simples dans une démarche lean et agile, peut s’avérer plus judicieux que d’acquérir une solution prête à l’emploi, quitte à faire évoluer le programme ultérieurement vers une telle solution.” 
• “Le recours à une plateforme peut être justifié pour un programme visant l’acculturation (et qui doit donc toucher une large population), mais pas pour identifier et gérer un petit nombre de projets.” 
• “Le recours à une plateforme peut être justifié lorsqu’il s’agit d’un programme avec un grand nombre d’idées et lorsque l’entreprise souhaite centraliser les données associées.” 
• “Dans certains secteurs, il est important que la solution adoptée puisse atteindre les salariés du terrain, qui sont souvent peu connectés.” 

Deux critères contribuent à rendre indispensable l’utilisation d’une plateforme collaborative:

1. Un nombre élevé d’idées générées ou de projets gérés dans le cadre du programme est le premier critère mentionné par les interviewés. Plus ce nombre est élevé, plus grande est l’utilité de la plateforme car elle permet d’automatiser de nombreuses tâches, et plus bas sera son coût par projet.
2. Une forte dispersion des participants entre les différents départements et sites de l’organisation

En synthèse, si votre programme vise à générer et à accompagner quelques projets innovants et si les participants sont regroupés sur un ou deux sites maximum, la plateforme collaborative n’est pas indiquée.

Question 2: A quel moment devez-vous choisir votre plateforme ?

Leur réponses:

• “Il arrive souvent que le sujet de la plateforme arrive trop tôt dans la réflexion autour de la génération et le traitement des idées, alors que ça doit être un outil et non une finalité!” 
• “Le risque de commencer un programme d’intrapreneuriat par la signature d’un contrat de plateforme est de se mettre inconsciemment à adapter le programme aux fonctionnalités de la plateforme.”

Nous avons eu des retours contradictoires sur le bon moment pour choisir sa plateforme (Certains experts disent avant et d’autres après la conception du programme). Cependant on peut tirer une conclusion commune de ces retours qui est la nécessité d’avoir une idée claire des objectifs stratégiques du programme avant de choisir la solution, et dans le cas où le fournisseur est impliqué tôt dans la démarche, de veiller à ne pas faire dévier le programme des objectifs stratégiques pour s’adapter aux possibilités de la solution choisie.

Question 3: Quelles fonctionnalités s’avèrent les plus utiles ?

Leurs réponses:

#1 Les fonctionnalités favorisant les interactions et la collaboration !;

• “L’interaction facilitée par la plateforme autour des étapes de présélection et de sélection des idées (e.g. prise en compte de la popularité des idées, etc.) a fortement contribué au succès du programme.”
• “La gestion des candidatures des contributeurs aux idées proposées; bien plus engageant qu’un like!”
• “Les fonctionnalités qui peuvent contribuer à l’engagement de la communauté :
  • La gamification ; e.g. votes, accès à des niveaux, gains, etc.
  • La visibilité auprès d’un écosystème ; lié à l’envie de partager et d’échanger!
  • L’édition d’une newsletter dédiée au programme”
• “La personnalisation de la plateforme, e.g. l’identité visuelle.”
• “L’utilisation de l’intelligence artificielle pour adapter le flux des informations reçu par les utilisateurs en fonction de l’historique de leur activité sur la plateforme.”

L’engagement des communautés visées par un programme d’intrapreneuriat est considéré comme clé pour la réussite du programme et les experts apprécient particulièrement les fonctionnalités qui contribuent à cet engagement.

#2 Tableau de bord, gestion du portefeuille, suivi des KPIs;

• “Une solution idéale doit être capable de mesurer les KPIs définis pour le projet ; par exemple, l’impact environnemental des projets générés.”
• “Dans le cadre d’un programme orienté business, le top management a besoin de visibilité sur le portefeuille et l’estimation de la valeur des projets pour allouer les ressources nécessaires pour la continuité de ces projets; Une plateforme idéale doit offrir les fonctionnalités adaptées à ce besoin; par exemple, un tableau de bord avec extractions intelligentes et reporting pour le top management.”
• “Apporter une visibilité et valoriser le retour sur investissement devient clé pour légitimer et assurer la viabilité des programmes et des ressources dédiés.”
  

La plateforme doit répondre aux besoins des décideurs et du top management pour apporter une visibilité sur l’avancement du programme et sur l’atteinte des KPIs espérés par rapport à l’investissement associé au programme.

#3 Compatibilité avec une organisation décentralisée;

• “Une fonctionnalité qui s’est avérée importante pour notre projet est la possibilité de lancer des programmes indépendants par les agences régionales.” 
• “Quand il s’agit d’un grand groupe avec des BUs décentralisées à travers le territoire ou le monde, une plateforme innovation adaptée doit faciliter l’engagement des équipes sur le terrain pour leur permettre de porter des initiatives à leur niveau, puis de permettre le déploiement des success story à travers le groupe.” 

Les programmes d’intrapreneuriat menés dans des grandes organisations sont souvent confrontés au défi de l’accessibilité et de l’engagement des BUs éloignées du siège. 

Question 4: Quels autres critères faut-il prendre en considération pour choisir une plateforme collaborative ?

Leurs réponses:

#1 Le budget

• “Un des critères importants à regarder lors de la sélection d’une solution adaptée à un programme d’intrapreneuriat, est le coût par idée générée ou par projet accompagné.”

#2 L’attractivité, la convivialité, et la facilité d’utilisation

• “La convivialité de la plateforme; la simplicité du formulaire de dépôt d’idées, l’aspect visuel attractif…” 
• “La facilité d’utilisation est primordiale pour engager les entrepreneurs !”

#3 La flexibilité du paramétrage et la personnalisation

• “Parmi les clés de succès des programmes facilités par la plateforme; La personnalisation de la plateforme permettant de créer une identité visuelle forte.”
• “Le paramétrage et la personnalisation font partie des fonctionnalités clés pour la réussite d’un programme.” 

#4 L’interopérabilité avec les systèmes IT

• “La sécurité des données est essentielle.” 

Question 5: Comment choisir votre fournisseur partenaire ?

Leurs réponses:

• “Une astuce qui nous a été bénéfique lors du choix de l’outil a été d’organiser une session de pitch pour les 3 fournisseurs présélectionnés ; ça nous a permis de comparer plus facilement les solutions proposées, et d’avoir un ressenti sur l’aspect relationnel…” 
• “Il est important de choisir un fournisseur capable d’apporter un accompagnement efficace (e.g. équipe projet dédié, et point de contact unique…) et un conseil d’un point de vue global et stratégique, basé sur des retours d’expériences concrets.” 
• “Dans le cadre de notre accompagnement aux entreprises nous mettons à disposition un chef de projet, mais nous visons l’autonomie de l’équipe interne.”

Le terme “partenaire” revient souvent dans le retour des interviewés: il traduit l’importance du niveau de support attendu de la part du fournisseur pour aboutir au déploiement d’une solution en phase avec les objectifs du projet et le contexte de l’entreprise.

En plus de sa disponibilité, les responsables de programmes attendent de leur fournisseur un conseil issu de retours d’expériences concrets.

Question 6: Comment augmenter les chances de réussir le déploiement de votre plateforme ?

Leurs réponses:

#1 Commencer par les objectifs stratégiques et les KPIs

• “Le point de départ doit être la conception du programme et ses KPIs en adéquation avec la stratégie d’innovation de l’entreprise, faute de quoi on risque de se retrouver avec des projets qui ne répondent pas aux priorités stratégiques.” 
• “Le point de départ de la collaboration avec le client est l’objectif principal du programme : Innovation / acculturation / RH et détection des talents / etc.” 

C’est une recommandation qui parait évidente, mais il est fréquent de se retrouver avec des projets qui ne répondent pas aux priorités stratégiques de l’entreprise, ce qui conduit souvent à l’arrêt prématuré des programmes.

#2 Accompagner le déploiement du programme avec un plan de communication et d’animation

• “Une erreur à ne pas faire ; Penser que le programme peut marcher tout seul (du moment que la thématique est intéressante et qu’une plateforme est déployée), et sous-estimer le rôle décisif de l’animation.” 
• “Une communication interne efficace pour mieux embarquer et pour mieux acculturer. Ça permet de faciliter l’engagement des intrapreneurs et porteurs d’idées.” 
• “Lorsque l’objectif du programme inclut une part d’acculturation, le volet communication devient d’autant plus important.”

Une communication efficace et soutenue dès le lancement et tout au long du déploiement du programme s’avère indispensable pour engager les équipes, quel que soit le niveau d’adéquation du programme ou de la plateforme avec les autres critères de succès.

#3 Prévoir un POC et Impliquer les utilisateurs dans le paramétrage

• “Une étape qui a été décisive pour la réussite du déploiement de la solution au service d’un programme était l’organisation d’un POC à travers des réunions de cadrage et de paramétrage; ceci nous a permis entre autres d’adapter le workflow et de personnaliser le design visuel.”
• “Parmi les clés de succès lors de l’implémentation d’une plateforme: impliquer les utilisateurs dans le paramétrage.”
• “Privilégier la simplicité : plus c’est complexe, moins c’est utilisé !” 

Bon nombre de plateformes collaboratives offrent une flexibilité dans le paramétrage pour s’adapter aux objectifs du programme et au contexte spécifique de l’entreprise. Il s’agit d’une étape critique pour la réussite du programme. 

Pouvoir affiner ce paramétrage sur la base du retour d’expérience des utilisateurs testeurs, augmente fortement les chances d’aboutir à une plateforme qui répond au mieux aux besoins de l’organisation.

Conclusion

Ce que vous devez retenir :

• Assurez-vous que vous avez vraiment besoin d’une plateforme collaborative : cela dépend du nombre de projets que vous allez accompagner et de la dispersion géographique des participants.
• Adaptez le choix de la plateforme aux objectifs stratégiques et aux caractéristiques du programme, et non l’inverse!
• Programmez une séance de pitchs par les fournisseurs potentiels.
• Choisissez une solution facilitant le suivi des KPIs.
• Privilégiez la simplicité d’utilisation, l’attractivité, et les interactions entre utilisateurs.
• Prévoyez un POC pour affiner le paramétrage avec les utilisateurs.
• Prévoyez une stratégie de communication adaptée, et utilisez la plateforme pour communiquer tout au long du programme.