Accompagnement d’un service dans la mise en place d’un système d’amélioration continue

Notre client

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L’entreprise de travail temporaire est organisée en réseau avec des agences réparties sur l’ensemble du territoire. Sa forte croissance depuis plusieurs années conjuguées à la forte complexité de son environnement légal et technologique nécessite de revisiter les modes de fonctionnement.

Son besoin

Le service expert situé en “bout de chaine” du process transverse subit de plein fouet, les effets d’une forte croissance durable, de l’atomisation des agences, du fort turn over des gestionnaires en agence, sans oublier la complexité croissante de son environnement légal et technologique.

Les collaborateurs du service ont à cœur d’être les garants du respect de la règlementation sociale, ils sont épuisés. Leurs relations avec les autres parties prenantes sur cette chaine transverse se tendent fréquemment. La direction de l’entreprise souhaite accompagner ce service à transformer son mode de fonctionnement en les rendant acteurs du changement.

Notre accompagnement

En collaboration avec la Directrice Financière et le responsable du service, nous animons un atelier participatif mensuel. Notre première intention est de permettre à toute l’équipe de faire un pas de côté pour souffler, puis mettre en perspective les enjeux du service, les difficultés rencontrées, ou encore la corrélation entre le temps passé sur chaque activité et sa valeur ajoutée pour l’entreprise.

Une attention particulière est donnée aux points suivants :

  • Les activités consommatrices de temps
  • Les activités devenues inutiles à supprimer
  • Les activités nécessitant un excès de contrôle manuel par manque de contrôle intégré dans le Système d’Informations
  • Les anomalies récurrentes nécessitant un traitement amont

Face à chaque problématique, l’équipe propose des solutions, puis évalue leur impact sur la performance de l’équipe. Conjugué à l’analyse de la faisabilité, cela permet au responsable de prioriser les points d’amélioration.

Les collaborateurs pilotent les actions d’amélioration jusqu’à leur mise en production, seuls ou en binôme selon la complexité du sujet et partagent la mise en œuvre avec l’ensemble de l’équipe.

Outils et méthodes utilisés

  • Une sélection d’ateliers d’intelligence collective personnalisés et adaptés au contexte; 
  • La plateforme collaborative Klaxoon pour la conception et l’animation d’ateliers en distanciel, présentiel et en asynchrone.
  • Un outil de visio permettant de travailler à distance et d’alterner groupe complet et sous groupes

Ce que nos clients ont apprécié :

  • Les améliorations apportées ont permis un gain de temps et d’efficacité par l’automatisation de certaines tâches, l’optimisation de process, la suppression d’activités.
  • Cela a permis d’inscrire l’équipe dans une logique de questionnement continu, face aux nouvelles problématiques qui émergent au fil de l’eau.
  • La DAF, le responsable de service et son adjointe, copilote du projet ont apprécié le soutien et les méthodes d’animation innovantes qui ont permis à l’équipe d’avancer et d’obtenir des résultats concrets rapidement malgré les confinements et le télétravail à marche forcée.

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