Accompagnement d’un service dans la mise en place d’un système d’amélioration continue

Notre client

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L’entreprise de travail temporaire est organisée en réseau avec des agences réparties sur l’ensemble du territoire. Sa forte croissance depuis plusieurs années conjuguées à la forte complexité de son environnement légal et technologique nécessite de revisiter les modes de fonctionnement.

Son besoin

Le service situé en “bout de chaine” du process transverse subit de plein fouet, les effets d’une forte croissance durable, de l’atomisation des agences, du fort turn over des gestionnaires en agence, sans oublier la complexité croissante de son environnement légal et technologique.

Les collaborateurs du service ont à coeur d’être les garants du respect de la règlementation sociale et sont épuisés. Leurs relations avec les autres parties prenantes sur cette chaine transverse se tendent fréquemment. La direction de l’entreprise souhaite accompagner ce service à transformer son mode de fonctionnement en les rendant acteurs du changement.

Notre accompagnement

En collaboration avec la Directrice Financière et le responsable du service, nous animons un atelier participatif mensuel. Notre intention a été tout d’abord, de permettre à toute l’équipe de faire un pas de côté pour souffler, puis mettre en perspective les enjeux du service, les difficultés rencontrées, ou encore la corrélation entre temps passé sur chaque activité avec leur valeur ajoutée pour l’entreprise.

Une attention particulière a été donnée aux points suivants :

  • Les activités consommatrices de temps
  • Les activités devenues inutiles à supprimer
  • Les activités nécessitant un excès de contrôle manuel par manque de contrôle intégré dans le SI
  • Les anomalies récurrentes nécessitant un traitement amont

Face à chaque problématique, l’équipe a proposé des solutions, puis a évalué l’impact sur la performance de l’équipe. Conjugué à l’analyse de la faisabilité, cela a permis au responsable de prioriser les points d’amélioration.

Chaque collaborateur pilote l’un des points jusqu’à sa mise en production. Il prend alors un nouveau point en charge.

A ce jour 22 points d’amélioration de l’outil informatique ont été identifiés, 11 points relatif à l’automatisation et 15 à l’amélioration des procédures. Cela permet aussi d’inscrire l’équipe dans une logique de questionnement continu, face aux problématiques qui émergent au fil du mois.

Outils et méthodes utilisés

  • Une sélection d’ateliers d’intelligence collective personnalisés et adaptés au contexte; 
  • La plateforme collaborative Klaxoon pour la conception et l’animation d’ateliers en distanciel, présentiel et en asynchrone.
  • Un outil de visio permettant de travailler à distance et d’alterner groupe complet et sous groupes

Ce que nos clients ont apprécié :

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